Шахрайство з рахунками на оплату: як перевірити зміну банківських реквізитів постачальника

Коли постачальник просить змінити його банківські реквізити, призупиніть внесення змін і порівняйте їх зі схваленим записом про постачальника. Перевірте запит через контакт, уже відомий вашій організації, а потім скористайтеся стандартними процедурами схвалення записів про постачальників і платежів. Звична електронна адреса, номер рахунка на оплату чи ланцюжок листування не дають права проводити оплату на новий банківський рахунок.
Цей посібник призначений для відділів кредиторської заборгованості, закупівель і співробітників, які пересилають запити постачальників. Він містить повний робочий процес внесення змін і робочий аркуш для порівняння рахунків на оплату. Мета полягає в тому, щоб з'ясувати, куди саме має спрямовуватися платіж, а не вгадувати, чи виглядає документ підробленим. Справжні зміни банківського рахунку можна проводити після завершення перевірок і схвалень.

Порівнюйте два записи рахунків на оплату, не вважаючи жоден із них остаточним доказом

Використовуйте цей вигаданий робочий аркуш для обговорення в команді. Обидва документи описують ту саму поставку, суму та номер рахунка на оплату. Змінюються лише реквізити отримувача платежу та інструкція щодо контактів. «Рахунок A» і «Рахунок B» — це лише позначення, а не реальні банківські реквізити; приклад адреси accounts@northstar-supplies.example зарезервовано для ілюстрації.
Створений раніше запис є точкою порівняння, але він сам має підтримуватися в актуальному стані та мати обмежений доступ. Старий лист, пересланий заявником, автоматично не стає схваленим записом. Виявивши невідповідність, напишіть «зміна потребує перевірки», а не «підтверджено шахрайство». У постачальника може бути законна причина для зміни банківської установи.

Поле | Схвалений запис | Новий запит | Рішення
Постачальник | Northstar Supplies | Northstar Supplies | Збіг назви надає контекст.
Рахунок на оплату / сума | NS-1048 / 12 400 євро | NS-1048 / 12 400 євро | Очікувана робота; не є схваленням зміни.
Отримувач платежу | Рахунок A в картці постачальника | Замінити на Рахунок B | Призупинити та перевірити зміну.
Канал зв'язку | Наявний контакт для закупівель | Новий номер у підписі листа | Використовуйте встановлений контакт.
Дата набуття чинності | Змін не зафіксовано | Застосовувати відсьогодні для всіх рахунків на оплату | Уточніть масштаби перед будь-яким оновленням.
Схвалення | Схвалення змін не зафіксовано | «Уже погоджено з вашим керівником» | Перевірте через стандартну систему схвалення.

Ведіть повний облік змін реквізитів постачальника

Особа, яка помітила запит, може не мати прав редагувати основні дані постачальника чи відправляти гроші. Розподіляйте ці обов'язки чітко. Незалежна уповноважена особа повинна переглянути докази перевірки та внесені платіжні реквізити, а не просто клацнути сповіщення про те, що хтось інший уже все перевірив.
Використовуйте цей запис у схваленій фінансовій системі або адаптуйте його як робочий аркуш. Зберігайте інформацію про банківські рахунки з належними обмеженнями доступу. Давайте посилання на докази замість копіювання конфіденційних банківських реквізитів у загальні чати. Фіксуйте невдалі спроби перевірки, щоб колега випадково не запустив той самий запит повторно, наче він новий.

Поле для заповнення | Що слід зафіксувати
Запит і межі дії | ID постачальника, реквізити рахунків на оплату, запитувану зміну та дату набуття чинності.
Надійне джерело | Розташування схваленого запису та використаний канал зв'язку.
Перевірка | Дату, особу, з якою зв'язалися, її повноваження та підтверджені реквізити.
Винятки | Питання без відповіді, невдалий зворотний дзвінок або розбіжність із наявною інформацією.
Власник запису | Уповноважену особу, яка оновить дані постачальника.
Незалежне схвалення | Особу, яка схвалила зміну, переглянуті докази та номер схвалення.
Здійснення платежу | Кінцевого одержувача, звіреного зі схваленим оновленим записом.
Результат | Прийнято, відхилено або призупинено, із зазначенням відповідального та наступної дії.

Запит і межі дії: ________________________________________

Надійне джерело: ________________________________________

Перевірка: ________________________________________

Винятки: ________________________________________

Власник запису: ________________________________________

Незалежне схвалення: ________________________________________

Здійснення платежу: ________________________________________

Результат: ________________________________________

Зміна банківських реквізитів постачальника наприкінці року

Відомий постачальник відповідає у звичному ланцюжку рахунка на оплату: «Наш перехід до нового банку наприкінці року завершено. Будь ласка, використовуйте додані реквізити. Ваш керівник дав згоду; за потреби телефонуйте на мій новий прямий номер». Поставка та сума збігаються з вашим замовленням на закупівлю.

Схвалити, оскільки сума та наявний ланцюжок електронних листів збігаються.
Призупинити зміну, зателефонувати за встановленим контактом постачальника та передати докази через стандартну процедуру схвалення.
Надіслати невеликий тестовий платіж на новий банківський рахунок і схвалити, якщо він надійде.

________________________________________

Призупиніть зміну та скористайтеся встановленим контактом постачальника, після чого пройдіть стандартний процес схвалення. Тестовий платіж лише показує, що банківський рахунок може приймати гроші; він не підтверджує повноваження постачальника.
Визначте надійне джерело контактів, уповноваженого власника запису та незалежну особу для схвалення. Якщо будь-який із цих елементів відсутній, опишіть порядок ескалації замість того, щоб вигадувати підтвердження.

Компрометація ділової пошти: запобігання та реагування
https://www.fbi.gov/how-we-can-help-you/common-frauds-and-scams/business-email-compromise

Поради щодо запобігання цифровому шахрайству з рахунками на оплату
https://www.politie.nl/informatie/tips-om-digitale-factuurfraude-te-voorkomen.html

Що робити у разі шахрайства з переказами або фальшивих банківських реквізитів
https://www.cybermalveillance.gouv.fr/tous-nos-contenus/fiches-reflexes/que-faire-en-cas-de-fraude-au-virement-ou-au-faux-rib

Звіт про кіберзлочинність за 2025 рік, сторінки 7–8 та 62
https://www.ic3.gov/AnnualReport/Reports/2025_IC3Report.pdf