Factuurfraude: een gewijzigd rekeningnummer van uw leverancier controleren

Wanneer een leverancier vraagt om bankgegevens te wijzigen, pauzeer de wijziging dan en vergelijk deze met het goedgekeurde leveranciersdossier. Verifieer het verzoek via een contactpersoon die al bekend is bij uw organisatie en doorloop vervolgens de normale goedkeuringen voor leveranciersgegevens en betalingen. Een bekend e-mailadres, factuurnummer of berichtendraad autoriseert geen nieuwe rekening.
Deze handleiding is bedoeld voor crediteurenadministratie, inkoop en collega's die verzoeken van leveranciers doorsturen. Het biedt een volledige werkstroom voor wijzigingen en een werkblad voor factuurvergelijking. Het doel is vaststellen waar een betaling naartoe moet, niet gissen of een document er frauduleus uitziet. Echte rekeningwijzigingen kunnen doorgaan zodra de controles en goedkeuringen zijn afgerond.

Vergelijk twee factuurdossiers zonder een van beide als bewijs te behandelen

Gebruik dit fictieve werkblad in een teamdiscussie. Beide documenten beschrijven dezelfde levering, hetzelfde bedrag en hetzelfde factuurnummer. Alleen de betalingsbestemming en de contactinstructie veranderen. Rekening A en Rekening B zijn aanduidingen, geen bruikbare bankgegevens; het voorbeeldadres accounts@northstar-supplies.example is uitsluitend gereserveerd ter illustratie.
Het vastgelegde dossier is uw vergelijkingspunt, maar moet zelf ook onderhouden worden en voorzien zijn van toegangsbeheer. Een oude e-mail die door de aanvrager wordt doorgestuurd, is niet automatisch een goedgekeurd dossier. Noteer na het vaststellen van het verschil "wijziging vereist verificatie" in plaats van "bevestigde fraude". De leverancier kan een legitieme reden hebben om van bank te veranderen.

Veld | Goedgekeurd dossier | Nieuw verzoek | Beslissing
Leverancier | Northstar Supplies | Northstar Supplies | Overeenkomende naam biedt context.
Factuur / bedrag | NS-1048 / € 12.400 | NS-1048 / € 12.400 | Verwachte werkzaamheden; geen goedkeuring van de wijziging.
Betaalbestemming | Rekening A in leveranciersdossier | Vervangen door Rekening B | Aanhouden en de wijziging verifiëren.
Contactroute | Bestaand inkoopcontact | Nieuw nummer in e-mailhandtekening | Gebruik het reeds bekende contact.
Ingangsdatum | Geen wijziging geregistreerd | Vanaf heden voor alle facturen | Verduidelijk de reikwijdte vóór enige update.
Goedkeuring | Geen goedkeuring voor wijziging vastgelegd | “Al afgestemd met uw leidinggevende” | Verifieer via het normale goedkeuringssysteem.

Houd een volledig leverancierswijzigingsdossier bij

De persoon die het verzoek opmerkt, heeft mogelijk niet de bevoegdheid om het leveranciersbestand aan te passen of geld vrij te geven. Wijs die verantwoordelijkheden expliciet toe. Een onafhankelijke fiatteur moet het verificatiebewijs en de ingevoerde betaalgegevens controleren, en niet simpelweg doorklikken op een melding dat iemand anders het al heeft nagekeken.
Gebruik dit dossier in het goedgekeurde financiële systeem of pas het aan als werkblad. Sla rekeninginformatie op met passende toegangsbeperkingen. Link naar bewijsstukken in plaats van gevoelige bankgegevens te kopiëren naar algemene chatkanalen. Neem ook mislukte verificatiepogingen op, zodat een collega niet per ongeluk hetzelfde verzoek opnieuw kan starten alsof het nieuw is.

In te vullen veld | Wat vast te leggen
Verzoek en reikwijdte | Leveranciers-ID, factuurreferenties, verzochte wijziging en ingangsdatum.
Betrouwbare bron | Locatie van goedgekeurd dossier en de gebruikte contactroute.
Verificatie | Datum, bereikte persoon, bevoegdheid en bevestigde details.
Uitzonderingen | Onbeantwoorde vragen, mislukte terugbelpoging of conflict met bestaande gegevens.
Dossierbeheerder | Bevoegde persoon die de leveranciersgegevens zal bijwerken.
Onafhankelijke goedkeuring | Fiatteur, beoordeeld bewijs en goedkeuringsreferentie.
Vrijgave van betaling | Uiteindelijke bestemming gecontroleerd tegen het goedgekeurde, bijgewerkte dossier.
Uitkomst | Geaccepteerd, afgewezen of aangehouden, inclusief verantwoordelijke en vervolgactie.

Verzoek en reikwijdte: ________________________________________

Betrouwbare bron: ________________________________________

Verificatie: ________________________________________

Uitzonderingen: ________________________________________

Dossierbeheerder: ________________________________________

Onafhankelijke goedkeuring: ________________________________________

Vrijgave van betaling: ________________________________________

Uitkomst: ________________________________________

De rekeningwijziging van de leverancier aan het einde van het jaar

Een bekende leverancier reageert in de gebruikelijke factuurdraad: “Onze bankmigratie aan het einde van het jaar is voltooid. Gebruik a.u.b. de bijgevoegde gegevens. Uw manager is hiermee akkoord; bel indien nodig naar mijn nieuwe directe nummer.” De levering en het bedrag komen overeen met uw inkooporder.

Goedkeuren omdat het bedrag en de bestaande e-maildraad overeenkomen.
De wijziging aanhouden, de bekende leverancierscontactpersoon bellen en het bewijs via de normale goedkeuring routeren.
Een kleine testbetaling sturen naar de nieuwe rekening en goedkeuren als deze aankomt.

________________________________________

Houd de wijziging tegen en gebruik het reeds bekende leverancierscontact, gevolgd door het normale goedkeuringsproces. Een testbetaling toont alleen aan dat een rekening geld kan ontvangen; het bewijst niet de bevoegdheid van de leverancier.
Identificeer de vertrouwde contactbron, de bevoegde dossierbeheerder en de onafhankelijke fiatteur. Als een van deze ontbreekt, beschrijf dan de escalatie in plaats van een bevestiging te verzinnen.

Business Email Compromise: preventie en respons
https://www.fbi.gov/how-we-can-help-you/common-frauds-and-scams/business-email-compromise

Tips om digitale factuurfraude te voorkomen
https://www.politie.nl/informatie/tips-om-digitale-factuurfraude-te-voorkomen.html

Wat te doen bij overboekingsfraude of valse bankgegevens
https://www.cybermalveillance.gouv.fr/tous-nos-contenus/fiches-reflexes/que-faire-en-cas-de-fraude-au-virement-ou-au-faux-rib

Internet Crime Report 2025, pagina's 7–8 en 62
https://www.ic3.gov/AnnualReport/Reports/2025_IC3Report.pdf