Frode sulle fatture: verificare il cambio di IBAN di un fornitore

Quando un fornitore chiede di modificare le proprie coordinate bancarie, sospendi la modifica e confrontala con l'anagrafica fornitore approvata. Verifica la richiesta tramite un contatto già noto alla tua organizzazione, quindi segui le normali approvazioni per l'anagrafica fornitore e i pagamenti. Un indirizzo email, un numero di fattura o una conversazione familiari non autorizzano un nuovo conto.
Questa guida è destinata alla contabilità fornitori, all'ufficio acquisti e ai colleghi che inoltrano le richieste dei fornitori. Fornisce un flusso di lavoro completo per le modifiche e una scheda di confronto delle fatture. L'obiettivo è stabilire dove debba andare un pagamento, non tirare a indovinare se un documento sembri fraudolento. I cambi di conto reali possono procedere una volta completati i controlli e le approvazioni.

Confronta due registrazioni di fattura senza considerare nessuna delle due come prova definitiva

Utilizza questa scheda fittizia durante una discussione di gruppo. Entrambi i documenti descrivono la stessa fornitura, lo stesso importo e lo stesso numero di fattura. Cambiano solo la destinazione del pagamento e le istruzioni di contatto. Conto A e Conto B sono semplici etichette, non coordinate bancarie utilizzabili; l'indirizzo di esempio accounts@northstar-supplies.example è riservato a scopi illustrativi.
L'anagrafica consolidata rappresenta il tuo termine di confronto, ma deve essere a sua volta aggiornata e protetta da controlli di accesso. Una vecchia email inoltrata dal richiedente non costituisce automaticamente un dato approvato. Dopo aver rilevato la discrepanza, annota "la modifica richiede verifica" anziché "frode accertata". Il fornitore potrebbe avere una ragione legittima per cambiare banca.

Campo | Dato anagrafico approvato | Nuova richiesta | Decisione
Fornitore | Northstar Supplies | Northstar Supplies | Il nome corrispondente fornisce il contesto.
Fattura / importo | NS-1048 / 12.400 € | NS-1048 / 12.400 € | Lavoro previsto; nessuna approvazione della modifica.
Destinazione del pagamento | Conto A nell'anagrafica fornitore | Sostituire con Conto B | Sospendi e verifica la modifica.
Canale di contatto | Contatto acquisti esistente | Nuovo recapito nella firma dell'email | Usa il contatto consolidato.
Data di decorrenza | Nessuna modifica registrata | Da applicare da oggi per tutte le fatture | Chiarisci l'ambito prima di ogni aggiornamento.
Approvazione | Nessuna approvazione di modifica registrata | "Già concordato con il tuo responsabile" | Verifica tramite il normale sistema di approvazione.

Mantieni un registro completo delle modifiche del fornitore

La persona che rileva la richiesta potrebbe non avere i permessi per modificare l'anagrafica generale dei fornitori o per autorizzare i pagamenti. Assegna queste responsabilità in modo esplicito. Un approvatore indipendente deve esaminare le prove della verifica e le coordinate di pagamento inserite, anziché limitarsi a convalidare frettolosamente una notifica indicante che qualcun altro ha già controllato.
Utilizza questo verbale all'interno del sistema gestionale amministrativo approvato o adattalo come scheda di lavoro. Conserva le informazioni bancarie con adeguate restrizioni di accesso. Collega le evidenze tramite link invece di copiare coordinate bancarie riservate in canali di chat generici. Includi anche i tentativi di verifica non riusciti, in modo che un collega non possa accidentalmente riavviare la stessa richiesta considerandola nuova.

Campo da compilare | Cosa registrare
Richiesta e ambito | ID fornitore, riferimenti fattura, modifica richiesta e data di decorrenza.
Fonte affidabile | Posizione dell'anagrafica approvata e canale di contatto utilizzato.
Verifica | Data, persona contattata, ruolo autorizzativo e dettagli confermati.
Eccezioni | Domande senza risposta, mancato ricontatto o incongruenze con i dati esistenti.
Responsabile anagrafica | Persona autorizzata che provvederà ad aggiornare i dati del fornitore.
Approvazione indipendente | Approvatore, evidenze esaminate e riferimento di approvazione.
Sblocco del pagamento | Destinazione finale verificata rispetto ai dati anagrafici approvati e aggiornati.
Esito | Accettata, respinta o sospesa, con responsabile e azione successiva.

Richiesta e ambito: ________________________________________

Fonte affidabile: ________________________________________

Verifica: ________________________________________

Eccezioni: ________________________________________

Responsabile anagrafica: ________________________________________

Approvazione indipendente: ________________________________________

Sblocco del pagamento: ________________________________________

Esito: ________________________________________

La variazione bancaria di fine anno del fornitore

Un fornitore abituale risponde nella consueta conversazione relativa alle fatture: "La nostra migrazione bancaria di fine anno è completata. Vi preghiamo di utilizzare le coordinate allegate. Il vostro responsabile ha già approvato; chiamatemi pure al mio nuovo numero diretto se necessario". La fornitura e l'importo corrispondono al vostro ordine di acquisto.

Approvare, poiché l'importo e la cronologia delle email corrispondono.
Sospendere la modifica, chiamare il contatto consolidato del fornitore e inoltrare le evidenze secondo la normale procedura di approvazione.
Inviare un piccolo pagamento di prova al nuovo conto e approvare la modifica se l'accredito va a buon fine.

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Sospendi la modifica e utilizza il contatto consolidato del fornitore, seguendo poi la normale procedura di approvazione. Un bonifico di prova dimostra soltanto che un conto è abilitato a ricevere denaro; non certifica che il fornitore sia autorizzato a disporre tale variazione.
Identifica la fonte di contatto affidabile, il responsabile autorizzato dell'anagrafica e l'approvatore indipendente. Se uno di questi elementi manca, descrivi la procedura di escalation invece di dare per scontata una conferma mai avvenuta.

Business Email Compromise: prevenzione e risposta
https://www.fbi.gov/how-we-can-help-you/common-frauds-and-scams/business-email-compromise

Consigli per prevenire la frode informatica sulle fatture
https://www.politie.nl/informatie/tips-om-digitale-factuurfraude-te-voorkomen.html

Cosa fare in caso di frode sui bonifici o false coordinate bancarie
https://www.cybermalveillance.gouv.fr/tous-nos-contenus/fiches-reflexes/que-faire-en-cas-de-fraude-au-virement-ou-au-faux-rib

Internet Crime Report 2025, pagine 7–8 e 62
https://www.ic3.gov/AnnualReport/Reports/2025_IC3Report.pdf